Mobilność międzynarodowa

Mobilność międzynarodowa (wyjazdy i przyjazdy)

Informacje dotyczące wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz przyjazdów osób z zagranicy

 

Informacje ogólne

Mobilności międzynarodowe (wyjazdy i przyjazdy zagraniczne), w tym mobilności w ramach wymiany edukacyjnej (Erasmus+, Edukacja, CEEPUS, umowy bilateralne, NAWA itp.) odbywają się zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz z uwzględnieniem ogłoszonego w Uniwersytecie Śląskim poziomu zagrożenia i powiązanymi z nim dodatkowymi wymaganiami.

Standardowe zasady i procedury dotyczące wyjazdów zagranicznych znajdują się na następujących stronach:

• dla pracowników: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/;
• dla studentów: us.edu.pl/student/mobilnosc/wyjazdy-zagraniczne/;
• dla doktorantów: us.edu.pl/doktorant/mobilnosc-rozwoj/konferencje-i-wyjazdy-zagraniczne/.

Informacje o wyjazdach w ramach wymiany edukacyjnej znajdują się na stronie: us.edu.pl/wspolpraca/wspolpraca-miedzynarodowa/mobilnosc-miedzynarodowa/.

Informacje o zasadach mobilności zależnie od poziomu zagrożenia znajdują się na stronie: us.edu.pl/uczelnia/status-zabezpieczen-covid-19/.

Standardowe zasady i procedury dotyczące przyjazdów z zagranicy znajdują się na stronie: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/przyjazdy-z-zagranicy/.

Informacje o przyjazdach z zagranicy w ramach wymiany edukacyjnej znajdują się na stronie: us.edu.pl/wspolpraca/wspolpraca-miedzynarodowa/mobilnosc-miedzynarodowa/.

 

Wyjazdy zagraniczne

Zasady przyjazdów z zagranicy zależnie od poziomu zagrożenia znajdują się poniżej.

Zalecenia związane z COVID-19

Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana do zapoznania się z bieżącymi procedurami bezpieczeństwa i obostrzeń obowiązującymi w poszczególnych krajach, które są dostępne m.in. na stronach:

• Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Powietrznego IATA: www.iata.org/;
• Ministerstwa Spraw Zagranicznych: www.gov.pl/web/dyplomacja/koronawirus-podroze-za-granice i https://www.gov.pl/web/dyplomacja/informacje-dla-podrozujacych;
• właściwych dla danego kraju ambasad, konsulatów i ministerstw zdrowia.

Ponadto informujemy, iż 15 czerwca 2020 roku Komisja Europejska uruchomiła stronę Re-open EU (reopen.europa.eu/en), na której można sprawdzić możliwość podróżowania do krajów Unii Europejskiej w okresie pandemii.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych każdorazowo apeluje o indywidualne zgłoszenie podróży w systemie Odyseusz: https://odyseusz.msz.gov.pl/ .

Osoba wyjeżdżająca za granicę musi złożyć oświadczenie zależnie od rodzaju wyjazdu, m.in. o zapoznaniu się z przepisami i zaleceniami epidemicznymi w kraju, do którego wyjeżdża i obowiązku stosowania się do aktualnych w nim obostrzeń.

• oświadczenie wyjazd studenta/doktoranta w ramach programu Erasmus+ – załącznik nr 1;
• oświadczenie w ramach wyjazdu dydaktycznego/szkoleniowego pracownika w ramach programu Erasmus+ – załącznik nr 2;
• oświadczenie osoby wyjeżdżającej na podstawie skierowania za granicę: wniosek o wyjazd za granicę – część WS – załącznik nr 3;
• oświadczenie osoby wyjeżdżającej na podstawie polecenia wyjazdu służbowego: wniosek o wyjazd za granicę – część WP – załącznik nr 4

Zalecamy, aby planując wyjazd starać się ograniczyć potencjalne negatywne skutki rezygnacji z wyjazdu, np. poprzez zakupienie biletu z możliwością zwrotu, zarezerwowanie noclegu z możliwością rezygnacji, dokładnego sprawdzenia zakresu ubezpieczenia, wykupienie dodatkowego ubezpieczenia.

 

Test na koronawirusa

Jeśli państwo docelowe lub linie lotnicze wymagają wykonania testu na obecność koronawirusa, koszt testu może być pokryty przez UŚ, ze środków wskazanych przez właściwego dysponenta środków.

 

Ubezpieczenie wyjazdów zagranicznych

Informacja dla ubezpieczonych:

1. Suma ubezpieczenia: ubezpieczenie Kosztów Leczenia (KL) i Assistance do sumy 40.000,-EURO
    
2. Zakres ubezpieczenia Kosztów Leczenia (KL) i Assistance:
   a) ubezpieczenie obejmuje pełny całodobowy zakres ubezpieczenia.
   b) ubezpieczenie obejmuje zdarzenia (Koszty Leczenia) i Assistance objęte ochroną ubezpieczeniową powstałe w okresie ubezpieczenia poza granicami RP na terenie całego świata.
   c) ubezpieczenie obejmuje ochroną również zdarzenia powstałe podczas wykonywania pracy w ramach obowiązków służbowych lub wynikających z zakresu wymiany międzynarodowej.
   d) ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe podczas wykonywania czynności związanych z charakterem działalności grupy wyjeżdżających osób np. Zespół Tańca, Orkiestra Rozrywkowa, grupa teatralna itp.
   e) ubezpieczenie obejmuje dodatkowo Koszty Leczenia wynikłe wskutek zaostrzenia lub powikłania choroby przewlekłej.
   f) ubezpieczenie obejmuje zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem w szczególności COVID 19, epidemii lub pandemii występującej w okresie ubezpieczenia. Ochrona ubezpieczeniowa obowiązuje niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii.
   g) przy ustalaniu wysokości należnego świadczenia nie będzie brany pod uwagę wiek ubezpieczonego.
   h) zakres ubezpieczenia nie obejmuje wyczynowego uprawiania sportu oraz sportów ekstremalnych i ekspedycji w obszary charakteryzujące się ekstremalnymi (niebezpiecznymi) warunkami terenowymi i klimatycznymi.
    
3. Rodzaje świadczeń:
   3.1. W ramach Kosztów Leczenia (KL) ubezpieczyciel pokrywa następujące rodzaje świadczeń:
   1) konsultacje medyczne,
   2) pobyt w szpitalu, tj. leczenia, zabiegów i operacji, których przeprowadzenia z uwagi na wskazania życiowe albo wskazania nagłe lub pilne nie można było odłożyć do czasu powrotu ubezpieczonego do kraju,
   3) zabiegi ambulatoryjne, lekarstwa i środki opatrunkowe przepisane przez lekarza,
   4) badania pomocnicze zlecone przez lekarza (RTG, EKG, USG lub podstawowe badania laboratoryjne) niezbędne do rozpoznania lub leczenia choroby,
   5) koszty naprawy lub zakupu okularów, protez i innych środków pomocniczych wspomagających narządy ruchu,
   6) transport medyczny do przychodni lub szpitala z miejsca pobytu ubezpieczonego lub z miejsca wypadku,
   7) transport ubezpieczonego do innego szpitala, jeżeli placówka medyczna, w której ubezpieczony jest hospitalizowany nie zapewnia opieki medycznej dostosowanej do jego stanu zdrowia – decyzja należy do kompetencji Wykonawcy,
   8) transport do miejsca zakwaterowania ubezpieczonego po udzieleniu pomocy medycznej, o ile stan zdrowia ubezpieczonego uniemożliwia mu skorzystanie z konwencjonalnych środków transportu lokalnego lub transport medyczny został zlecony przez lekarza prowadzącego,
   9) transport zwłok ubezpieczonego do RP: jeżeli ubezpieczony – wskutek nieszczęśliwego wypadku, nagłego lub przewlekłego zachorowania objętego ochroną ubezpieczeniową – zmarł podczas podróży zagranicznej, Wykonawca organizuje i pokrywa koszty kremacji oraz transportu zwłok, lub urny z prochami do miejsca pogrzebu w RP, w tym koszty zakupu trumny lub urny.
   10) transport ubezpieczonego do RP:
   a) jeżeli stan zdrowia ubezpieczonego wskutek nieszczęśliwego wypadku, nagłego lub przewlekłego zachorowania objętego zakresem ochrony wymaga transportu do RP, Wykonawca organizuje i pokrywa koszty transportu ubezpieczonego do miejsca jego zamieszkania w RP albo placówki medycznej w RP. Transport do RP przysługuje ubezpieczonemu wówczas, gdy z uwagi na jego stan zdrowia uprzedni przewidziany środek transportu nie może być wykorzystany. Transport do miejsca zamieszkania w RP albo do placówki medycznej w RP dokonywany jest po udzieleniu poszkodowanemu niezbędnej pomocy medycznej umożliwiającej kontynuowanie leczenia w RP,
   b) odbywa się dostosowanym do jego stanu zdrowia środkiem transportu,
   c) o konieczności, możliwości i sposobie transportu ubezpieczonego do miejsca zamieszkania w RP albo placówki medycznej w RP decydują lekarze Wykonawcy po uprzednich konsultacjach z lekarzem prowadzącym leczenie i w oparciu o dokumentację medyczną,
   
   3.2. W ramach sumy ubezpieczenia Assistance zawarte są następujące świadczenia:
   1) Opóźnienie środka transportu: w razie udokumentowanego opóźnienia (np. pisemne potwierdzenie od przewoźnika) środka transportu (samolot, pociąg, autokar, prom itp.) co najmniej o 5 godzin w trakcie podróży, Wykonawca zwraca na podstawie rachunków lub faktur itp. niezbędne wydatki poniesione na zakup wyżywienia i noclegu (o ile nie zostały pokryte przez przewoźnika). Limit na zdarzenie 500,-PLN.
   2) Koszty poszukiwań i ratownictwa: w przypadku zaginięcia ubezpieczonego w czasie podróży w okresie ubezpieczenia Wykonawca pokrywa koszty jego poszukiwań w górach, na lądzie i wodzie prowadzonych przez wyspecjalizowane jednostki ratownictwa oraz koszty udzielenia pomocy medycznej na miejscu zdarzenia a także koszty transportu ubezpieczonego z miejsca zdarzenia do najbliższej placówki medycznej. Limit na zdarzenie: 12.000,-EURO.
   3) Niezbędne usługi opiekuńcze: w przypadku wystąpienia zdarzenia objętego zakresem ubezpieczenia Wykonawca organizuje i pokrywa podstawowe usługi opiekuńcze m.in.:
   a) usługi informacyjne w tym przekazywanie wiadomości do osoby bliskiej ubezpieczonemu,
   b) dostarczenie niezbędnych przedmiotów osobistego użytku,
   c) organizacja i pokrycie kosztów pobytu ubezpieczonego z wyżywieniem na czas rekonwalescencji lub po zakończeniu leczenia o ile transport jest niemożliwy do zrealizowania. Limit na zdarzenie do 100,-EURO na dobę i nie więcej niż 10 dób,
   d) wizyta osoby bliskiej: jeżeli w następstwie zdarzenia objętego ochroną ubezpieczeniową ubezpieczony jest hospitalizowany przez okres przekraczający 7 dni i nie towarzyszy mu w podróży żadna pełnoletnia osoba bliska, Wykonawca organizuje i pokrywa koszty transportu w obydwie strony dla jednej osoby bliskiej wskazanej przez ubezpieczonego wraz z kosztami pobytu ww. osoby. Limit na zdarzenie do 100,-EURO na dobę i nie więcej niż 10 dób (dotyczy pobytu osoby bliskiej),
   e) wcześniejszy powrót do kraju: jeżeli ubezpieczony zmuszony jest do nagłego, wcześniejszego powrotu do domu, a pierwotnie przewidziany środek transportu nie może być wykorzystany, Wykonawca organizuje i pokrywa koszty transportu ubezpieczonego. Usługa ta jest świadczona tylko w przypadku: a) nieszczęśliwego wypadku lub ciężkiej choroby osoby bliskiej ubezpieczonemu pod warunkiem, że obecność ubezpieczonego jest niezbędna celem zapewnienia opieki, b) śmierci osoby bliskiej ubezpieczonego, b) wystąpienia szkody w domu ubezpieczonego powstałej w wyniku kradzieży z włamaniem lub zdarzenia losowego, pod warunkiem niezbędnej obecności ubezpieczonego celem dokonania czynności prawnych i administracyjnych,
   f) kontynuacja podróży służbowej: jeżeli stan zdrowia ubezpieczonego uległ poprawie Wykonawca organizuje i pokrywa koszty transportu ubezpieczonego z miejsca zdarzenia do następnego miejsca planowanej podróży służbowej.
   g) Klauzula wcześniejszego powrotu ubezpieczonego do domu. Jeżeli ubezpieczony zmuszony jest do nagłego, wcześniejszego powrotu do domu, a pierwotnie przewidziany środek transportu nie może być wykorzystany, Wykonawca organizuje i pokrywa koszty transportu ubezpieczonego. Usługa świadczona jest w przypadku: nieszczęśliwego wypadku, ciężkiej choroby lub śmierci osoby bliskiej ubezpieczonego zaistniałych w kraju stałego zamieszkania ubezpieczonego lub wystąpienia szkody w domu ubezpieczonego powstałej w wyniku kradzieży z włamaniem lub zdarzenia losowego pod warunkiem, że okoliczności szkody wymagają obecności ubezpieczonego. Konieczność wcześniejszego powrotu ubezpieczonego do domu powinna być potwierdzona stosowną dokumentacją w zależności od przyczyny powrotu np. dokumentacja medyczna, informacja z Policji itp.

W przypadku wyjazdów do krajów Unii Europejskiej i EFTA przypominamy o konieczności zaopatrzenia się w kartę EKUZ – Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego. Szczegółowe informacje na temat kart EKUZ można znaleźć na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia.

Pełna informacja dotycząca zakresu ubezpieczenia i sposobu postępowania znajduje się na stronie: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/ubezpieczenie/.

 

Procedura postępowania w przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania/przesunięcia wyjazdu

W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania/przesunięcia wyjazdu za granicę osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana do dołożenia wszelkich starań w celu uzyskania zwrotu poniesionych kosztów.

Zwrot poniesionych kosztów i rozliczenie strat będzie rozpatrywane w każdym przypadku indywidualnie. Prosimy o postępowanie zgodnie z poniższymi procedurami.

W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania/przesunięcia terminu wyjazdu należy o tym poinformować mailowo Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą (brmm@us.edu.pl). W przypadku wyjazdu finansowanego z projektu należy poinformować o tym również kierownika projektu, który powinien sprawdzić zapisy na ten temat w danym projekcie.

W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania wyjazdu:

• na który został już zakupiony bilet lotniczy, kolejowy, autobusowy lub wiza w biurze podróży WhyNotTravel, należy skontaktować się mailowo z biurem WhyNotTravel (us@whynottravel.pl w tytule maila należy wpisać: UNIWERSYTET ŚLĄSKI), które udzieli informacji o procedurze anulowania biletu i ewentualnych możliwościach uzyskania zwrotu poniesionych kosztów (w zależności od rodzaju biletu) lub o procedurze wcześniejszego powrotu i związanych z tym kosztach. Należy zachować całą korespondencję mailową w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów. Należy próbować uzyskać zwrot całości poniesionego kosztu. Uniwersytet Śląski nie dopuszcza możliwości wymiany biletu na vouchery.
• w związku z którym dokonano już przelewu za opłatę konferencyjną, noclegi itp., należy skontaktować się z organizatorem lub hotelem w celu uzyskania informacji o możliwości zwrotu poniesionych kosztów. Należy zachować całą korespondencję w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów. W pierwszej kolejności należy próbować uzyskać zwrot całości poniesionego kosztu;
• na który wpłynęła już zaliczka na konto osoby wyjeżdżającej, należy dokonać przelewu zwrotnego w kwocie otrzymanej waluty.

W przypadku braku możliwości uzyskania zwrotu poniesionych wcześniej kosztów należy niezwłocznie przekazać mailowo do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą całą dokumentację podjętych starań w celu odzyskania poniesionych wcześniej kosztów związanych z wyjazdem zagranicznym.

Konferencje online

W przypadku udziału w międzynarodowej konferencji online dokonanie opłaty odbywa się za pośrednictwem Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą.

https://us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/oplaty-i-skladki-miedzynarodowe/oplaty-konferencyjne-online/

Przyjazdy z zagranicy

Przyjazdy z zagranicy odbywają się w zależności od aktualnego poziomu zagrożenia:

Poziom zagrożenia 0
Przyjazdy gości (GZ), studentów i doktorantów, w tym przyjazdy profesorów wizytujących (OZ) oraz przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej, realizowane zgodnie z obowiązującymi, standardowymi procedurami, bez dodatkowych wymagań i ograniczeń.

 

Poziom zagrożenia 1
Przyjazdy gości (GZ), studentów i doktorantów, w tym przyjazdy profesorów wizytujących (OZ) oraz przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej, odbywają się za zgodą wyrażoną przez dziekana/kierownika jednostki na odpowiednim wniosku (GZ, OZ, student application form).

W planowaniu i realizacji przyjazdu konieczne jest uwzględnienie obowiązujących restrykcji w ruchu międzynarodowym (zamknięcie granic konkretnych państw, ograniczenia w ruchu lotniczym, kwarantanna itp.) oraz pozostałych ograniczeń. W niektórych przypadkach konieczne będzie złożenie dodatkowych oświadczeń i podjęcie działań ograniczających potencjalne skutki zwiększonego ryzyka.

 

Poziom zagrożenia 2
Przyjazdy gości (GZ), studentów i doktorantów, w tym przyjazdy profesorów wizytujących (OZ) oraz przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej, odbywają się za indywidualną zgodą udzieloną przez JM Rektora. Osoba zapraszająca gościa z zagranicy, wnioskująca o przyjazd z zagranicy osoby, z którą zawarto umowę cywilnoprawną lub przyjazd studenta/doktoranta zwraca się z pisemną prośbą do JM Rektora, uzasadniając konieczność przyjazdu. Na piśmie powinna być wcześniej wyrażona również zgoda dziekana/kierownika jednostki. Pismo ze zgodą dziekana/kierownika jednostki jest przekazywane razem z wnioskiem GZ, OZ, lub application form studenta do Działu Współpracy z Zagranicą.

W planowaniu i realizacji przyjazdu konieczne jest uwzględnienie obowiązujących restrykcji w ruchu międzynarodowym (zamknięcie granic konkretnych państw, ograniczenia w ruchu lotniczym, kwarantanna itp.) oraz pozostałych ograniczeń. W niektórych przypadkach konieczne będzie złożenie dodatkowych oświadczeń i podjęcie działań ograniczających potencjalne skutki zwiększonego ryzyka.

 

Poziom zagrożenia 3
Wszystkie przyjazdy osób z zagranicy zostają wstrzymane, w tym przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej. W przypadku trwających mobilności konieczny jest natychmiastowy kontakt z Działem Współpracy z Zagranicą. Konieczne jest uwzględnienie zaleceń wprowadzanych w programach i projektach.

 

Uwaga! Wszystkie osoby przyjeżdżające z zagranicy zobowiązane są do posiadania indywidualnego ubezpieczenia z kraju macierzystego, zarówno na podróż, jak i na pobyt w Polsce. Zalecane jest wykupienie przez osobę przyjeżdżającą ubezpieczenia obejmującego Covid-19.

 

Procedura postępowania w przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania przyjazdu

Osoba zapraszająca jest zobowiązana do dołożenia wszelkich starań w celu uzyskania zwrotu poniesionych kosztów. Zwrot poniesionych kosztów i rozliczenie strat będzie rozpatrywane w każdym przypadku indywidualnie. Prosimy o postępowanie zgodnie z poniższymi procedurami.

W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania przyjazdu należy o tym poinformować mailowo Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą (brmm@us.edu.pl).

W przypadku przyjazdu finansowanego z projektu należy poinformować o tym również kierownika projektu, który powinien sprawdzić zapisy na ten temat w danym projekcie.

W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania przyjazdu:

• na który został już zakupiony bilet lotniczy, kolejowy, autobusowy w biurze podróży WhyNotTravel, należy skontaktować się mailowo z biurem WhyNotTravel (us@whynottravel.pl, w tytule maila należy wpisać: UNIWERSYTET ŚLĄSKI), które udzieli informacji o procedurze anulowania biletu i ewentualnych możliwościach uzyskania zwrotu poniesionych kosztów (w zależności od rodzaju biletu). Należy zachować całą korespondencję mailową w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów. Należy próbować uzyskać zwrot całości poniesionego kosztu. Uniwersytet Śląski nie dopuszcza możliwości wymiany biletu na vouchery;
• na który została już zrobiona rezerwacja noclegów w obiektach UŚ, należy niezwłocznie odwołać rezerwację pokoi gościnnych w domu asystenta lub ośrodku dydaktycznym;
• na który została już zrobiona rezerwacja w hotelu (poza obiektami UŚ), należy niezwłocznie odwołać rezerwację w hotelu.

W przypadku braku możliwości uzyskania zwrotu poniesionych wcześniej kosztów należy przekazać do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą całą dokumentację podjętych starań w celu odzyskania poniesionych wcześniej kosztów związanych z przyjazdem z zagranicy.

 

Kontakt

Pierwszym kontaktem dla osób planujących wyjazd za granicę lub przyjęcie gościa z zagranicy są osoby odpowiedzialne za obsługę mobilności międzynarodowych na wydziałach lub innych jednostkach. Lista osób znajduje się na stronie: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/kontakt-na-wydzialach/.

Dział Współpracy z Zagranicą
Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych
40-007 Katowice, ul. Bankowa 12
piętro 3, pokój 3.5
telefon: 32 359 18 68; 32 359 14 00
e-mail: brmm@us.edu.pl

Mobilność w ramach wymiany edukacyjnej (Erasmus+, CEEPUS, umowy bilateralne, NAWA itp.):
Dział Współpracy z Zagranicą
Biuro Wymiany Akademickiej
40-007 Katowice, ul. Bankowa 12
piętro 3, pokój 3.9
telefon: 32 359 11 78
e-mail: international@us.edu.pl