Mobilność międzynarodowa (wyjazdy i przyjazdy)
Informacje dotyczące wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach oraz przyjazdów osób z zagranicy
Informacje ogólne
Mobilności międzynarodowe (wyjazdy i przyjazdy zagraniczne), w tym mobilności w ramach wymiany edukacyjnej (Erasmus+, Edukacja, CEEPUS, umowy bilateralne, NAWA itp.) odbywają się zgodnie z obowiązującymi procedurami oraz z uwzględnieniem ogłoszonego w Uniwersytecie Śląskim poziomu zagrożenia i powiązanymi z nim dodatkowymi wymaganiami.
Standardowe zasady i procedury dotyczące wyjazdów zagranicznych znajdują się na następujących stronach:
- dla pracowników: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/;
- dla studentów: us.edu.pl/student/mobilnosc/wyjazdy-zagraniczne/;
- dla doktorantów: us.edu.pl/doktorant/mobilnosc-rozwoj/konferencje-i-wyjazdy-zagraniczne/.
Informacje o wyjazdach w ramach wymiany edukacyjnej znajdują się na stronie: us.edu.pl/wspolpraca/wspolpraca-miedzynarodowa/mobilnosc-miedzynarodowa/.
Informacje o zasadach mobilności zależnie od poziomu zagrożenia znajdują się na stronie: us.edu.pl/uczelnia/status-zabezpieczen-covid-19/.
Standardowe zasady i procedury dotyczące przyjazdów z zagranicy znajdują się na stronie: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/przyjazdy-z-zagranicy/.
Informacje o przyjazdach z zagranicy w ramach wymiany edukacyjnej znajdują się na stronie: us.edu.pl/wspolpraca/wspolpraca-miedzynarodowa/mobilnosc-miedzynarodowa/.
Wyjazdy zagraniczne
Zasady przyjazdów z zagranicy zależnie od poziomu zagrożenia znajdują się poniżej.
Zalecenia związane z COVID-19
Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana do zapoznania się z bieżącymi procedurami bezpieczeństwa i obostrzeń obowiązującymi w poszczególnych krajach, które są dostępne m.in. na stronach:
- Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Powietrznego IATA: www.iata.org/;
- Ministerstwa Spraw Zagranicznych: www.gov.pl/web/dyplomacja/koronawirus-podroze-za-granice i https://www.gov.pl/web/dyplomacja/informacje-dla-podrozujacych;
- właściwych dla danego kraju ambasad, konsulatów i ministerstw zdrowia.
Ponadto informujemy, iż 15 czerwca 2020 roku Komisja Europejska uruchomiła stronę Re-open EU (reopen.europa.eu/en), na której można sprawdzić możliwość podróżowania do krajów Unii Europejskiej w okresie pandemii.
Ministerstwo Spraw Zagranicznych każdorazowo apeluje o indywidualne zgłoszenie podróży w systemie Odyseusz: https://odyseusz.msz.gov.pl/ .
Osoba wyjeżdżająca za granicę musi złożyć oświadczenie zależnie od rodzaju wyjazdu, m.in. o zapoznaniu się z przepisami i zaleceniami epidemicznymi w kraju, do którego wyjeżdża i obowiązku stosowania się do aktualnych w nim obostrzeń.
- oświadczenie wyjazd studenta/doktoranta w ramach programu Erasmus+ – załącznik nr 1;
. - oświadczenie w ramach wyjazdu dydaktycznego/szkoleniowego pracownika w ramach programu Erasmus+ – załącznik nr 2;
- oświadczenie osoby wyjeżdżającej na podstawie skierowania za granicę: wniosek o wyjazd za granicę – część WS – załącznik nr 3;
- oświadczenie osoby wyjeżdżającej na podstawie polecenia wyjazdu służbowego: wniosek o wyjazd za granicę – część WP – załącznik nr 4
Zalecamy, aby planując wyjazd starać się ograniczyć potencjalne negatywne skutki rezygnacji z wyjazdu, np. poprzez zakupienie biletu z możliwością zwrotu, zarezerwowanie noclegu z możliwością rezygnacji, dokładnego sprawdzenia zakresu ubezpieczenia, wykupienie dodatkowego ubezpieczenia.
Test na koronawirusa
Jeśli państwo docelowe lub linie lotnicze wymagają wykonania testu na obecność koronawirusa, koszt testu może być pokryty przez UŚ, ze środków wskazanych przez właściwego dysponenta środków.
Ubezpieczenie wyjazdów zagranicznych
Na okres od 15 sierpnia 2020 roku do 14 sierpnia 2021 roku Uniwersytet Śląski w Katowicach zawarł umowę z Sopockim Towarzystwem Ubezpieczeń ERGO Hestia S.A. na ubezpieczenie kosztów leczenia (KL) i Assistance podczas zagranicznych podróży służbowych.
Ubezpieczeniem są automatycznie objęci:
- pracownicy, doktoranci, studenci, osoby niebędące pracownikami wyjeżdżający na krótkoterminowe wyjazdy za granicę (do 30 dni) na podstawie wniosku o wyjazd za granicę (WP) – polecenie wyjazdu służbowego;
- pracownicy wyjeżdżający na krótkoterminowe wyjazdy za granicę (do 30 dni) na podstawie wniosku o wyjazd za granicę (WS) – skierowanie za granicę. Ubezpieczeniem zostaną również objęte osoby wyjeżdżające na dłuższe okresy w ramach programów projakościowych Uniwersytetu Śląskiego (np. mobilność kadry).
Koszt ubezpieczenia będzie pokrywany ze środków ogólnouczelnianych i nie będzie obciążać budżetów jednostek UŚ.
Osoby wyjeżdżające na długoterminowe wyjazdy (powyżej 30 dni) na podstawie wniosku WP oraz doktoranci i studenci wyjeżdżający na podstawie wniosku WS są zobowiązani do wykupienia ubezpieczenia kosztów leczenia we własnym zakresie.
Zależnie od poziomu zagrożenia może zostać podjęta indywidualna decyzja dotycząca długości ukresu ubezpieczenia. W przypadku wątpliwości związanych z zakresem ubezpieczenia, prosimy o kontakt z Biurem Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą (e-mail: brmm@us.edu.pl, tel. 32 359 18 68 oraz 32 359 14 00).
Ubezpieczenie obejmuje zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, epidemii lub pandemii występującej w okresie ubezpieczenia.
Okres kwarantanny nie jest wyłączony z zakresu ubezpieczenia, tj. ewentualne zachorowanie (w tym na COVID-19) lub wypadek w okresie kwarantanny jest objęte ochroną ubezpieczeniową na standardowych zasadach (z uwzględnieniem zaostrzenia chorób przewlekłych). Ewentualne koszty związane z kwarantanną np. zakwaterowanie i wyżywienie mogą być one pokryte (zwrócone), ale w przypadku gdy najpierw wystąpi zachorowanie na COVID-19 i lekarz zaleci odbycie kwarantanny (w sytuacji, gdy pobyt w szpitalu nie jest konieczny) do momentu powrotu do zdrowia lub powrotu do kraju celem odbycia dalszego leczenia (o ile byłoby to wskazane i możliwe ze względu na stan zdrowia).
Jeżeli kwarantanna wynika z zaleceń prewencyjnych np. miejscowych władz bez wystąpienia zachorowania, wówczas koszty kwarantanny nie zostaną pokryte (zwrócone).
W przypadku nagłego zachorowania, nieszczęśliwego wypadku lub innego zdarzenia objętego ubezpieczeniem, poza granicami Polski, osoba ubezpieczona lub upoważniona powinna niezwłocznie skontaktować się telefonicznie z infolinią ERGO Hestia, dzwoniąc pod numery 801 107 107 lub 58 555 55 55 (całodobowo dla telefonów komórkowych i połączeń z zagranicy) oraz podając numer polisy 436000226046.
W przypadku wyjazdów do krajów Unii Europejskiej i EFTA przypominamy o konieczności zaopatrzenia się w kartę EKUZ – Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego. Szczegółowe informacje na temat kart EKUZ można znaleźć na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia.
Pełna informacja dotycząca zakresu ubezpieczenia i sposobu postępowania znajduje się na stronie: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/ubezpieczenie/.
Procedura postępowania w przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania/przesunięcia wyjazdu
W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania/przesunięcia wyjazdu za granicę osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana do dołożenia wszelkich starań w celu uzyskania zwrotu poniesionych kosztów.
Zwrot poniesionych kosztów i rozliczenie strat będzie rozpatrywane w każdym przypadku indywidualnie. Prosimy o postępowanie zgodnie z poniższymi procedurami.
W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania/przesunięcia terminu wyjazdu należy o tym poinformować mailowo Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą (brmm@us.edu.pl). W przypadku wyjazdu finansowanego z projektu należy poinformować o tym również kierownika projektu, który powinien sprawdzić zapisy na ten temat w danym projekcie.
W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania wyjazdu:
- na który został już zakupiony bilet lotniczy, kolejowy, autobusowy lub wiza w biurze podróży Travelbank, należy skontaktować się mailowo z biurem Travelbank (us@travelbank.com.pl, w tytule maila należy wpisać: UNIWERSYTET ŚLĄSKI), które udzieli informacji o procedurze anulowania biletu i ewentualnych możliwościach uzyskania zwrotu poniesionych kosztów (w zależności od rodzaju biletu) lub o procedurze wcześniejszego powrotu i związanych z tym kosztach. Należy zachować całą korespondencję mailową w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów. Należy próbować uzyskać zwrot całości poniesionego kosztu. Uniwersytet Śląski nie dopuszcza możliwości wymiany biletu na vouchery.
- w związku z którym dokonano już przelewu za opłatę konferencyjną, noclegi itp., należy skontaktować się z organizatorem lub hotelem w celu uzyskania informacji o możliwości zwrotu poniesionych kosztów. Należy zachować całą korespondencję w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów. W pierwszej kolejności należy próbować uzyskać zwrot całości poniesionego kosztu;
- na który wpłynęła już zaliczka na konto osoby wyjeżdżającej, należy dokonać przelewu zwrotnego w kwocie otrzymanej waluty.
W przypadku braku możliwości uzyskania zwrotu poniesionych wcześniej kosztów należy niezwłocznie przekazać mailowo do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą całą dokumentację podjętych starań w celu odzyskania poniesionych wcześniej kosztów związanych z wyjazdem zagranicznym.
Konferencje online
W przypadku udziału w międzynarodowej konferencji online dokonanie opłaty odbywa się za pośrednictwem Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą.
Przyjazdy z zagranicy
Przyjazdy z zagranicy odbywają się w zależności od aktualnego poziomu zagrożenia:
Poziom zagrożenia 0
Przyjazdy gości (GZ), studentów i doktorantów, w tym przyjazdy profesorów wizytujących (OZ) oraz przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej, realizowane zgodnie z obowiązującymi, standardowymi procedurami, bez dodatkowych wymagań i ograniczeń.
Poziom zagrożenia 1
Przyjazdy gości (GZ), studentów i doktorantów, w tym przyjazdy profesorów wizytujących (OZ) oraz przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej, odbywają się za zgodą wyrażoną przez dziekana/kierownika jednostki na odpowiednim wniosku (GZ, OZ, student application form).
W planowaniu i realizacji przyjazdu konieczne jest uwzględnienie obowiązujących restrykcji w ruchu międzynarodowym (zamknięcie granic konkretnych państw, ograniczenia w ruchu lotniczym, kwarantanna itp.) oraz pozostałych ograniczeń. W niektórych przypadkach konieczne będzie złożenie dodatkowych oświadczeń i podjęcie działań ograniczających potencjalne skutki zwiększonego ryzyka.
Poziom zagrożenia 2
Przyjazdy gości (GZ), studentów i doktorantów, w tym przyjazdy profesorów wizytujących (OZ) oraz przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej, odbywają się za indywidualną zgodą udzieloną przez JM Rektora. Osoba zapraszająca gościa z zagranicy, wnioskująca o przyjazd z zagranicy osoby, z którą zawarto umowę cywilnoprawną lub przyjazd studenta/doktoranta zwraca się z pisemną prośbą do JM Rektora, uzasadniając konieczność przyjazdu. Na piśmie powinna być wcześniej wyrażona również zgoda dziekana/kierownika jednostki. Pismo ze zgodą dziekana/kierownika jednostki jest przekazywane razem z wnioskiem GZ, OZ, lub application form studenta do Działu Współpracy z Zagranicą.
W planowaniu i realizacji przyjazdu konieczne jest uwzględnienie obowiązujących restrykcji w ruchu międzynarodowym (zamknięcie granic konkretnych państw, ograniczenia w ruchu lotniczym, kwarantanna itp.) oraz pozostałych ograniczeń. W niektórych przypadkach konieczne będzie złożenie dodatkowych oświadczeń i podjęcie działań ograniczających potencjalne skutki zwiększonego ryzyka.
Poziom zagrożenia 3
Wszystkie przyjazdy osób z zagranicy zostają wstrzymane, w tym przyjazdy w ramach wymiany edukacyjnej. W przypadku trwających mobilności konieczny jest natychmiastowy kontakt z Działem Współpracy z Zagranicą. Konieczne jest uwzględnienie zaleceń wprowadzanych w programach i projektach.
Uwaga! Wszystkie osoby przyjeżdżające z zagranicy zobowiązane są do posiadania indywidualnego ubezpieczenia z kraju macierzystego, zarówno na podróż, jak i na pobyt w Polsce. Zalecane jest wykupienie przez osobę przyjeżdżającą ubezpieczenia obejmującego Covid-19.
Procedura postępowania w przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania przyjazdu
Osoba zapraszająca jest zobowiązana do dołożenia wszelkich starań w celu uzyskania zwrotu poniesionych kosztów. Zwrot poniesionych kosztów i rozliczenie strat będzie rozpatrywane w każdym przypadku indywidualnie. Prosimy o postępowanie zgodnie z poniższymi procedurami.
W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania przyjazdu należy o tym poinformować mailowo Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą (brmm@us.edu.pl).
W przypadku przyjazdu finansowanego z projektu należy poinformować o tym również kierownika projektu, który powinien sprawdzić zapisy na ten temat w danym projekcie.
W przypadku rezygnacji/odwołania/przerwania przyjazdu:
- na który został już zakupiony bilet lotniczy, kolejowy, autobusowy w biurze podróży Travelbank, należy skontaktować się mailowo z biurem Travelbank (us@travelbank.com.pl, w tytule maila należy wpisać: UNIWERSYTET ŚLĄSKI), które udzieli informacji o procedurze anulowania biletu i ewentualnych możliwościach uzyskania zwrotu poniesionych kosztów (w zależności od rodzaju biletu). Należy zachować całą korespondencję mailową w tej sprawie w celu udokumentowania zaistniałej sytuacji i podjętych starań o odzyskanie poniesionych kosztów. Należy próbować uzyskać zwrot całości poniesionego kosztu. Uniwersytet Śląski nie dopuszcza możliwości wymiany biletu na vouchery;
- na który została już zrobiona rezerwacja noclegów w obiektach UŚ, należy niezwłocznie odwołać rezerwację pokoi gościnnych w domu asystenta lub ośrodku dydaktycznym;
- na który została już zrobiona rezerwacja w hotelu (poza obiektami UŚ), należy niezwłocznie odwołać rezerwację w hotelu.
W przypadku braku możliwości uzyskania zwrotu poniesionych wcześniej kosztów należy przekazać do Biura Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych w Dziale Współpracy z Zagranicą całą dokumentację podjętych starań w celu odzyskania poniesionych wcześniej kosztów związanych z przyjazdem z zagranicy.
Kontakt
Pierwszym kontaktem dla osób planujących wyjazd za granicę lub przyjęcie gościa z zagranicy są osoby odpowiedzialne za obsługę mobilności międzynarodowych na wydziałach lub innych jednostkach. Lista osób znajduje się na stronie: us.edu.pl/pracownik/sprawy-miedzynarodowe/mobilnosc-miedzynarodowa/wyjazdy-zagraniczne/kontakt-na-wydzialach/.
Dział Współpracy z Zagranicą
Biuro Rozliczeń Mobilności Międzynarodowych
40-007 Katowice, ul. Bankowa 12
piętro 3, pokój 79
telefon: 32 359 18 68; 32 359 14 00
e-mail: brmm@us.edu.pl
Mobilność w ramach wymiany edukacyjnej (Erasmus+, CEEPUS, umowy bilateralne, NAWA itp.):
Dział Współpracy z Zagranicą
Biuro Wymiany Akademickiej
40-007 Katowice, ul. Bankowa 12
piętro 3, pokój 75
telefon: 32 359 11 78
e-mail: international@us.edu.pl
